Guía de inicio
Deja tu asistente atendiendo en 20 minutos
Sigue los pasos en orden. Cada uno dice qué poner, para qué sirve y cómo se ve en WhatsApp.
Antes de empezar
Ten a la mano estas cuatro cosas y la configuración sale de una sola sentada:
- El celular con el WhatsApp del negocio. Es el número al que te escriben tus clientes. Sirve WhatsApp normal o WhatsApp Business.
- Otro número de WhatsApp para recibir avisos. El tuyo personal o el del encargado. Ahí te avisa el asistente cuando llega un pedido o una cita. Tiene que ser distinto al del negocio.
- Tu información: horarios, dirección, medios de pago y lo que vendes con precios. Si tienes la carta o el catálogo en PDF o en foto, mejor: el asistente lo lee solo.
- Las tres o cuatro preguntas que más te hacen y lo que tú respondes.
Toda la configuración está en la pestaña Información del panel, dividida en cinco pasos. Puedes guardar y volver cuando quieras; el asistente toma los cambios al instante.
1 Tu negocio
Lo básico: quién eres, dónde estás y cuándo atiendes. Con esto el asistente ya puede saludar y responder «¿dónde quedan?» y «¿a qué hora abren?».
| Campo | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre del negocio | Como te conocen tus clientes. El asistente lo dice al saludar. | La Ruta Café |
| A qué se dedica | Una frase corta. Le da contexto a la inteligencia artificial. | Café de especialidad y pastelería |
| Tipo de negocio | Elige el que más se parezca. Cambia las palabras del panel, los ejemplos y lo que tus clientes pueden pedir (citas, pedidos, reservas…). | Restaurante o cafetería |
| Teléfono | El número al que un cliente puede llamar. | 310 123 4567 |
| Dirección | Con barrio y ciudad. | Cra 9 # 12-26, Chapinero, Neiva |
| Enlace de Google Maps | En Google Maps busca tu negocio, toca Compartir y copia el enlace. El cliente lo abre y llega. | maps.app.goo.gl/… |
| Sitio web o redes | Tu página, Instagram o Facebook. | instagram.com/larutacafe |
| Cómo llegar | Referencias, parqueadero, piso u oficina. | A dos cuadras del parque. Hay parqueadero. |
| Horarios | Una franja por línea, escrita como se la dirías a un cliente. | Lunes a sábado: 8:00 a.m. a 8:00 p.m. |
2 Lo que ofreces
Tu carta, catálogo, servicios o planes. El nombre de este paso cambia según tu tipo de negocio. Tienes tres formas de cargarlo y puedes combinarlas:
Subir un archivo
PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB. El asistente se lo envía al cliente y además lo lee: en cerca de un minuto aprende tus productos y precios para responder «¿cuánto vale…?» y recomendar. En el panel verás «Tu asistente ya leyó este archivo» y podrás revisar lo que entendió.
Poner un enlace
Tu tienda en línea, tu Instagram o tu menú digital. El asistente lo envía cuando piden ver lo que ofreces. No puede leer lo que hay dentro del enlace.
Escribirlo uno por uno
Cada producto o servicio con su precio. Es lo mejor para negocios con pocos servicios (un consultorio, un salón) y permite que el cliente elija con un número.
| Campo | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| ¿Cómo le dices a tu carta o catálogo? | Es el nombre de la opción en el menú del asistente. | Nuestra carta · Servicios y precios |
| Producto o servicio | El nombre, como lo pediría un cliente. | Capuchino · Limpieza dental |
| Precio | Como lo dirías tú. Si varía, dilo así. | $8.000 · Desde $90.000 · Según valoración |
| Detalle | Tamaños, ingredientes, duración, qué incluye. | Incluye valoración y profilaxis. 40 minutos. |
| Enlace | Una foto o página con más información de ese producto. | instagram.com/p/… |
3 Citas y pedidos
Aquí decides qué pueden pedirte tus clientes por WhatsApp: una cita, un turno, un domicilio, una reserva, una cotización. A cada una la llamamos solicitud.
Así funciona cada solicitud: el asistente pide el nombre, hace las preguntas que tú definas, muestra un resumen para que el cliente confirme y te avisa. Queda guardada en la pestaña Solicitudes.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Agregar (botones «+ Pedir a domicilio», «+ Reservar una mesa»…) | Crea la solicitud con sus preguntas habituales ya listas. Aparecen primero las de tu tipo de negocio. |
| Nombre de esta opción en tu menú | Lo que ve el cliente en el menú: «Pedir a domicilio», «Agendar una cita». |
| Pregunta | Escríbela como se la harías al cliente. Puedes agregar, quitar y cambiar el orden. Pide solo lo necesario: entre tres y cinco preguntas es lo ideal. |
| Mostrar tu carta o catálogo para que elija | Márcala en la pregunta donde el cliente dice qué quiere. El asistente le muestra la lista y el archivo. |
| Al terminar, una persona de mi equipo sigue la conversación | Márcala en pedidos y cotizaciones: después de tomar los datos, el asistente se calla en ese chat para que tú confirmes el total y el pago. |
| Mensajes de inicio y de cierre | Lo que dice al empezar y al terminar. Vienen listos; cámbialos si quieres otro tono. |
A la derecha del formulario ves «Así será la conversación»: una vista previa que cambia mientras escribes.
Agenda automática (plan Premium)
En vez de preguntar «¿qué día prefieres?», el asistente ofrece los turnos que de verdad tienes libres y deja la cita agendada. Defines qué días atiendes, de qué hora a qué hora, cuánto dura cada turno y cuántas personas atiendes a la vez. Las citas aparecen en la pestaña Agenda y puedes verlas en Google Calendar, Outlook o el calendario del iPhone con la dirección privada que te da el panel.
4 Lo que te preguntan
Las dudas de siempre, con la respuesta que darías tú. Entre más completes aquí, menos chats tendrás que contestar a mano.
| Campo | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Preguntas frecuentes | La pregunta como la hace el cliente y tu respuesta completa. | ¿Tienen parqueadero? — Sí, gratis para clientes, entrada por la carrera 9. |
| Medios de pago | Uno por línea. | Efectivo · Nequi · Tarjeta |
| Condiciones de pago y convenios | Abonos, separados, financiación, EPS o alianzas. | Los tratamientos se pueden pagar en 3 cuotas. |
| Información adicional | Todo lo demás, en texto libre: zonas y costo de domicilio, política de cambios, promociones fijas, texto de tu página. La inteligencia artificial lo usa para responder. | Domicilio $4.000 en Neiva. Gratis por compras de más de $60.000. |
5 Tu asistente
Cómo se llama, cómo saluda y a quién le avisa.
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Nombre del asistente y emoji | Un nombre corto y amable: «Sofi», «Vita», «Max». Aparece en el saludo. |
| Saludo | Opcional. Si lo dejas vacío, se presenta solo con su nombre y el de tu negocio. |
| Tu WhatsApp personal o el del encargado | El campo más importante de este paso. A ese número llegan los avisos: nuevo pedido o cita, alguien pide hablar con una persona, una posible urgencia, un cliente que lleva rato esperando. Escríbelo completo, por ejemplo 310 123 4567. Debe ser distinto al número del negocio. A ese número el asistente no le responde como si fuera un cliente. |
| Línea de emergencias y teléfono para urgencias | Solo en salud y veterinaria. Es lo que el asistente le dice a quien escribe con una urgencia. |
Opciones avanzadas
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Horas que el asistente se calla cuando atiende una persona | Cuando tú o tu equipo le escriben a mano a un cliente, el asistente deja de responder en ese chat para no interrumpir. Aquí decides por cuántas horas (lo normal son 2). |
| Aviso de datos personales | La frase que se le dice al cliente antes de pedirle sus datos. La ley colombiana pide informar para qué los usas. |
| Números que no atiende | Familia, amigos, proveedores. El asistente no les contesta ni guarda esas conversaciones. También puedes marcarlos desde Conversaciones con el botón «No es cliente». |
| No responder a contactos guardados | Úsalo solo si tus clientes no están en la agenda del celular: a los que sí estén tampoco les respondería. |
| Armar el menú automáticamente | Recomendado. El menú muestra una opción por cada sección que tenga información. Si lo desmarcas puedes renombrar, ordenar, ocultar y crear opciones propias. |
6 Pruébalo antes de conectarlo
Entra a la pestaña Probar el bot y escríbele como si fueras un cliente. No usa WhatsApp ni guarda solicitudes, así que puedes probar sin miedo.
- Escribe hola: ¿el saludo y el menú dicen lo que quieres?
- Abre cada opción del menú con su número.
- Haz una solicitud completa, de principio a fin.
- Pregunta con tus palabras lo que más te preguntan: precios, horarios, domicilio.
- Pregunta algo que no cargaste: debe decir que no lo sabe, no inventar.
Si algo no te gusta, vuelve a Información, corrígelo y prueba otra vez.
7 Conecta tu WhatsApp
- En la pestaña Inicio pulsa Conectar WhatsApp. Aparece un código QR.
- En el celular del negocio abre WhatsApp → Ajustes (o los tres puntos) → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
- Escanea el código. En unos segundos el panel dice «Conectado» y muestra tu número.
Desde ese momento el asistente responde a quien te escriba. Tu WhatsApp sigue funcionando igual en el celular: ves todos los chats y puedes escribir cuando quieras.
Cómo conversa con tus clientes
- Saluda y muestra el menú cuando alguien escribe por primera vez o dice «hola». El cliente responde con el número de la opción.
- Responde preguntas libres con inteligencia artificial, usando solo tu información.
- Toma las solicitudes pregunta por pregunta. Si en medio el cliente pregunta algo («¿qué me recomiendas?», «¿cuánto vale el domicilio?»), le contesta y retoma donde iba.
- Deja corregir. Antes de enviar muestra un resumen numerado; el cliente escribe el número del dato que quiere cambiar o añadir.
- Pasa con una persona cuando se lo piden, y te avisa. En ese chat se calla hasta que tú termines o el cliente escriba menu.
- Recuerda una sola vez. Si alguien deja una solicitud a medias, a los 10 minutos le pregunta si sigue ahí. A la media hora la guarda como incompleta para que tú la retomes.
- Se hace a un lado cuando tú o tu equipo escriben a mano en un chat.
- No lee fotos ni notas de voz. Le pide al cliente que escriba. Las ubicaciones compartidas sí las entiende, útil para domicilios.
Palabras que el cliente puede usar en cualquier momento: menu (ver las opciones), cancelar (salir de una solicitud) y asesor (hablar con una persona).
El día a día en el panel
| Pestaña | Para qué la usas |
|---|---|
| Inicio | Estado del WhatsApp, lo que falta por configurar, el anuncio del día (una promoción que el asistente dice al saludar) y tu enlace y código QR para que te escriban. |
| Solicitudes | Todas las citas, pedidos y reservas. Cambia su estado (pendiente, confirmada, cancelada), agrega notas y filtra. Las incompletas son clientes que no terminaron: escríbeles tú. |
| Agenda | Las citas agendadas por día (Premium). |
| Conversaciones | Lo que el asistente ha hablado con cada cliente. «Esperando respuesta» son los que pidieron una persona. Puedes pausar o reactivar el asistente en un chat y responder desde ahí (Pro). |
| Estadísticas | Cuántas personas escriben, qué opciones usan y qué preguntas quedaron sin respuesta (Pro). |
| Soporte | Pide ayuda o deja una queja o sugerencia. Una persona del equipo te responde ahí mismo. |
| Cuenta | Tu plan, tu uso de inteligencia artificial del mes y tu contraseña. |
Cómo cuidar tu número
El asistente está hecho para no meterte en problemas con WhatsApp: solo responde a quien te escribe primero y nunca hace envíos masivos. De tu lado, sigue estas reglas:
- Usa un número que ya tenga tiempo y conversaciones reales. Evita conectar un número recién creado.
- No uses ese número para enviar mensajes masivos ni cadenas, con ninguna otra herramienta.
- No conectes el mismo número en otras plataformas de automatización al mismo tiempo.
- Si muchos clientes te bloquean o te reportan, WhatsApp puede limitar el número. Responde a quien te escribe; no escribas a quien no te lo pidió.
Si algo no funciona
| Qué pasa | Qué revisar |
|---|---|
| El asistente no responde a nadie | En Inicio, mira si el WhatsApp dice «Conectado». Si no, vuelve a escanear el código. Mira también que tu plan o tu prueba estén activos. |
| No le responde a un cliente en particular | En Conversaciones, mira si ese chat dice «Atiende una persona»: pulsa «Reactivar asistente». Revisa también que no esté en «Números que no atiende». |
| No me llegan los avisos | En Información → Tu asistente, revisa que el número esté bien escrito y que sea distinto al del negocio. |
| No me responde a mí cuando pruebo | Si escribes desde el número de avisos, es normal: a ese número no lo trata como cliente. Prueba desde otro celular o en la pestaña Probar el bot. |
| Dice que no tiene una información | Agrégala en Información: como producto, como pregunta frecuente o en «Información adicional». |
| Solo responde con el menú, no con sus palabras | Se acabaron las respuestas con inteligencia artificial de tu plan este mes. Sigue atendiendo con el menú; puedes subir de plan en Cuenta. |
| Respondió algo equivocado | Corrige el dato en Información. El asistente repite lo que está cargado. |
Si no lo resuelves, abre el botón Ayuda que está en todas las pantallas: responde lo frecuente y, si hace falta, le deja el caso a una persona del equipo.
Qué incluye cada plan
| Función | Básico | Pro | Premium |
|---|---|---|---|
| Menú, información y lectura de tu carta o catálogo | ✓ | ✓ | ✓ |
| Respuestas con inteligencia artificial al mes | |||
| Tipos de solicitud a la vez | 1 | 4 | 4 |
| Recuperar solicitudes sin terminar y aviso de clientes esperando | ✓ | ✓ | |
| Responder desde el panel | ✓ | ✓ | |
| Estadísticas y preguntas sin responder | ✓ | ✓ | |
| Descargar solicitudes a Excel | ✓ | ✓ | |
| Agenda automática y calendario | ✓ |
Durante la prueba gratis tienes todas las funciones. Si prefieres que lo dejemos listo por ti, pide la configuración asistida desde la pestaña Inicio.