Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social
• NIT
• Domicilio,
• Correo para datos personales
• Teléfono

2. Dos tipos de datos, dos papeles

En hay dos grupos de personas, y nuestro papel es distinto con cada uno:

• Negocios que usan la plataforma. Somos responsables de los datos que nos das al registrarte y al usar tu cuenta.
• Clientes finales de esos negocios (quienes les escriben por WhatsApp). Aquí el responsable es cada negocio y nosotros somos encargados: tratamos esos datos por cuenta del negocio, según sus instrucciones y solo para prestarle el servicio. Si eres cliente de un negocio y quieres ejercer tus derechos, dirígete primero a ese negocio; si nos escribes a nosotros, le trasladamos tu solicitud.

3. Qué datos tratamos

De los negocios

• Datos de registro: nombre del negocio, correo, teléfono, tipo de negocio y contraseña (guardada cifrada, no la podemos leer).
• Datos de uso: plan, fechas de pago, cantidad de respuestas generadas, casos de soporte y la constancia de que aceptaste estos documentos (fecha, versión y dirección IP).
• La información del negocio que cargas para que el asistente responda.
• Datos de pago: los procesa la pasarela de pagos. Nosotros no vemos ni guardamos el número de tu tarjeta.

De los clientes finales, por encargo de cada negocio

• Número de WhatsApp y nombre de perfil.
• Los mensajes de texto que intercambian con el negocio.
• Lo que escriben al hacer una solicitud: nombre, dirección, teléfono de contacto, fecha preferida y similares.

No guardamos las fotos, audios ni documentos que envían los clientes finales. Tampoco guardamos las conversaciones de los contactos que el negocio marca como personales.

4. Para qué los usamos

• Crear y administrar las cuentas, y prestar el servicio contratado.
• Responder los mensajes de los clientes finales en nombre del negocio y registrar sus solicitudes.
• Avisar al negocio cuando llega una solicitud o alguien necesita atención de una persona.
• Cobrar, facturar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Dar soporte, atender peticiones, quejas y reclamos.
• Mantener la seguridad del servicio, prevenir fraudes y hacer copias de seguridad.
• Medir el uso de forma agregada para mejorar el servicio.
• Enviar a los negocios comunicaciones sobre su cuenta. Las de carácter comercial solo si lo autorizan, y pueden darse de baja en cualquier momento.

No vendemos datos personales ni los usamos para enviar publicidad a los clientes finales.

5. Datos sensibles y de menores de edad

El asistente no pide datos sensibles (como información de salud, historia clínica, documentos de identidad o datos de tarjetas). Si un cliente final los escribe por su cuenta, quedan en la conversación del negocio y se tratan con las mismas medidas de seguridad. Recomendamos a los negocios, en especial a los del sector salud, no solicitar ni manejar ese tipo de información por este medio.

El servicio no está dirigido a menores de edad. El tratamiento de sus datos, cuando un negocio atienda a menores, corresponde a ese negocio y debe respetar sus derechos prevalentes y contar con autorización de su representante.

6. Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Saber qué uso les hemos dado.
• Revocar la autorización o pedir que eliminemos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido a nosotros.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos por cualquiera de estos canales indicando tu nombre, tu solicitud y cómo respondemos:

• El botón de ayuda de esta página o la sección Soporte de tu panel, con el tipo “Datos personales”.
• El correo .

Consultas: respondemos en un máximo de 10 días hábiles. Si no es posible, te lo informamos y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o posible incumplimiento): respondemos en un máximo de 15 días hábiles. Si no es posible, te lo informamos y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes. Si al reclamo le falta información, te la pediremos dentro de los 5 días siguientes a recibirlo.

8. Con quién los compartimos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta y con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Infraestructura: el servidor donde funciona la plataforma.
• Inteligencia artificial: cuando el asistente genera una respuesta, el mensaje del cliente y la información del negocio se envían al proveedor del modelo de IA únicamente para producir esa respuesta.
• WhatsApp: los mensajes viajan por la red de WhatsApp, bajo sus propias condiciones.
• Pasarela de pagos: procesa los cobros de los planes.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por lo que tus datos pueden transmitirse o transferirse a otros países. Al aceptar esta política autorizas esas transmisiones y transferencias para las finalidades descritas. También entregamos información cuando una autoridad competente lo exige conforme a la ley.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: contraseñas cifradas, conexión cifrada, acceso restringido a cada cuenta, copias de seguridad y registro de accesos del equipo de soporte. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

10. Cuánto tiempo los guardamos

• Los datos de la cuenta, mientras esté activa y después por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de protección al consumidor.
• Las conversaciones de los clientes finales, mientras el negocio tenga su cuenta. Guardamos los mensajes más recientes de cada conversación y descartamos los más antiguos.
• Cuando un negocio cierra su cuenta y lo solicita, eliminamos su información y la de sus clientes finales, salvo lo que debamos conservar por ley.

11. Cookies

Usamos una sola cookie, necesaria para mantener tu sesión iniciada. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento. Esta página carga tipografías desde Google Fonts, lo que implica una conexión con sus servidores.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada arriba. Si la cambiamos de forma importante te avisaremos por correo o en tu panel antes de que entre en vigor. Las bases de datos se conservan mientras se mantengan las finalidades descritas.